Relacje pracodawcy ze związkami zawodowymi wiążą się z nieustanną wymianą informacji. Wynika to z istoty obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych oraz uprawnień strony społecznej określonych w szczególności w ustawie o związkach zawodowych.
Nie zawsze jednak przepisy wystarczająco jasno określają, jak powinien odbywać się przepływ danych osobowych pracowników pomiędzy pracodawcą a działającymi u niego organizacjami związkowymi. W szczególności nie ustalają tego, jak daleko sięga uprawnienie związków do ich żądania w określonych sytuacjach. Przedstawiamy zbiór najczęstszych pytań pracodawców i związków zawodowych, z jakimi zwracają się do nas w tym obszarze.
1. Czy pracodawca może żądać imiennej listy zatrudnionych w firmie członków organizacji związkowych?
Zidentyfikowanie pracowników objętych ochroną związkową jest dla pracodawcy istotną informacją pod kątem odpowiedniego zarządzania procesami kadrowymi. Przepisy u.z.z. mówią jedynie o obowiązku konsultacji na temat rozwiązania umowy o pracę pracowników chronionych oraz uzyskania zgody na zwolnienie działacza związkowego. Nie określają natomiast, w jaki sposób pracodawca może pozyskać takie informacje.
Orzecznictwo sądowe konsekwentnie stoi na stanowisku, że pracodawca, który nie wie, czy dany pracownik jest reprezentowany przez związek zawodowy, może się zwrócić do wszystkich działających u niego organizacji związkowych o udzielenie informacji na temat statusu takiego pracownika. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 4 lipca 2018 r., sygn. akt I PK 171/17, wyjaśnił jednak, że „pracodawca nie może, co do zasady, występować skutecznie o przekazanie listy pracowników korzystających z obrony organizacji związkowej. Możliwość taka istniałaby tylko w przypadku konieczności (zamiaru) rozwiązania stosunków pracy ze wszystkimi pracownikami. Tak więc odmowa organizacji związkowej udzielenia zbiorczej informacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wyrażonego w art. 38 k.p. [kodeksu pracy]”.
Co ważne, żaden przepis nie zobowiązuje organizacji związkowej do uaktualniania udzielonej pracodawcy informacji na temat ochrony. W podobnym tonie wypowiedział się również NSA w wyroku z 18 grudnia 2014 r., I OSK 900/13, stwierdzając że pracodawca nie może się domagać ujawniania informacji o przynależności związkowej osoby, jeżeli nie ma to realnego, konkretnego i bezpośredniego związku z czynnościami wymagającymi na podstawie przepisów kodeksu pracy wiedzy o przynależności (ochronie) związkowej tego pracownika.
2. Jakich informacji na temat warunków zatrudnienia mogą żądać organizacje związkowe?
Artykuł 28 u.z.z bardzo ogólnie określa zakres informacji, jakich może żądać od pracodawcy zakładowa organizacja związkowa. Wskazuje się w nim warunek niezbędności do prowadzenia działalności związkowej. Podobnie przepisy u.z.z. i kodeksu pracy dotyczące konsultacji związkowej oraz przepisy o zwolnieniach grupowych nie określają, jakie dokładnie informacje na temat konkretnego pracownika lub grupy pracowników pracodawca powinien przekazać stronie społecznej.
Zakres przekazywanych organizacji związkowej informacji (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego lub konsultacji związkowej) nie powinien więc obejmować danych pozwalających na określenie warunków zatrudnienia konkretnego pracownika. Przy czym trzeba pamiętać, że dla takiej identyfikacji nie zawsze jest konieczne podanie imienia i nazwiska. Jeśli np. na danym stanowisku lub w określonej komórce jest zatrudniona tylko jedna osoba, to wskazanie przypisanego tam poziomu wynagradzania pozwoli na ustalenie zarobków danego pracownika, co będzie stanowić ujawnienie jego danych osobowych w tym zakresie.
Podobnie w przypadku konsultacji poprzedzających rozwiązanie umowy o pracę podanie zbyt szczegółowych informacji, wykraczających poza niezbędne dla oceny sytuacji przez organizację związkową minimum, może stanowić przetwarzanie danych pracownika bez podstawy prawnej.
3. Czy pracodawca może żądać od organizacji związkowej informacji, czy konkretny pracownik jest jej członkiem lub został objęty ochroną związkową?
Przepisy nie dają pracodawcom wprost takiego uprawnienia, jednak wynika ono pośrednio z obowiązku współdziałania pracodawcy z organizacją związkową w indywidualnych sprawach dotyczących pracowników. Aby skonsultować zamiar wypowiedzenia umowy o pracę lub warunków zatrudnienia, trzeba uzyskać informacje, czy i przez jakie organizacje działające w miejscu pracy pracownik jest reprezentowany. Musi to jednak mieć charakter indywidualny i wiązać się z określonym celem, który powoduje, że pozyskanie informacji na temat ochrony związkowej jest niezbędne.
Sądy pracy niejednokrotnie stwierdzały, że pracodawca nie może skierować do działających u niego organizacji związkowych ogólnego pytania o to, którzy jego pracownicy są członkami tych organizacji lub są objęci ochroną, bez związku z konkretnym działaniem, które wymaga pozyskania takich wiadomości na podstawie obowiązujących przepisów.
Sąd Najwyższy w postanowieniu z 4 lipca 2018 r., sygn. akt I PK 171/17, stanął na stanowisku, że „pracodawca nie może, co do zasady, występować skutecznie o przekazanie listy pracowników korzystających z obrony organizacji związkowej. Możliwość taka istniałaby tylko w przypadku konieczności (zamiaru) rozwiązania stosunków pracy ze wszystkimi pracownikami. Tak więc odmowa organizacji związkowej udzielenia zbiorczej informacji nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wyrażonego w art. 38 k.p.”
4. Czy związek zawodowy może żądać od pracodawcy danych konkretnych pracowników, aby poinformować ich o przebiegu sporu zbiorowego, w tym o referendum strajkowym?
Przepisy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych nie określają, jakich danych osób zatrudnionych mogą żądać od pracodawcy organizacje prowadzące spór zbiorowy. W tym zakresie musimy odwołać się do przepisów ogólnych, w tym RODO. Koniecznie trzeba ustalić, jakie dane osobowe żądane przez organizacje związkowe można uznać za niezbędne do prawidłowego prowadzenia sporu. Trzeba przy tym mieć na uwadze zasadę wolności związkowej, w tym negatywnej wolności związkowej, a więc prawa do nieprzynależenia do żadnej organizacji.
Nad kwestią możliwości pozyskiwania danych kontaktowych pracowników na potrzeby przeprowadzenia referendum strajkowego pochylił się jakiś czas temu prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W swoim stanowisku ocenił, że z uwagi na konieczność osiągnięcia quorum jest kwestią oczywistą, iż strona społeczna musi znać liczbę pracowników, by ustalić, czy referendum decydujące o możliwości podjęcia legalnego strajku było ważne. A zatem pracodawca ma obowiązek przekazać związkowi zawodowemu imiona i nazwiska zatrudnionych oraz informację umożliwiającą nawiązanie z nimi kontaktu (np. adres e-mail lub inne dane kontaktowe), ponieważ tylko w ten sposób związek będzie w stanie takie referendum przeprowadzić. Podstawą udostępnienia związkowi danych osobowych będzie wówczas art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a więc prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest związek zawodowy.
5. Czy pracodawca może przekazać organizacji związkowej imienną listę pracowników, którym potrąca składki członkowskie na rzecz związku zawodowego?
Zgodnie z przepisami ustawy o związkach zawodowych pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą zatrudnionego musi pobierać z jego wynagrodzenia składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości i niezwłocznie przekazywać ją na rachunek wskazany przez organizację związkową. Tym samym, jeśli te osoby faktycznie zgodziły się na dokonywanie potrąceń, pracodawca musi, na żądanie organizacji związkowej, na rzecz której potrącenia te następują, przekazać listę takich osób.
Organizacja związkowa nie może natomiast żądać informacji dotyczących np. tego, jaką część wynagrodzenia stanowi odprowadzana składka członkowska. Taka sytuacja będzie miała miejsce np., jeżeli organizacja związkowa zażąda podania konkretnych potrąconych kwot, a składka członkowska nie jest wyrażona kwotowo, lecz stanowi procent wynagrodzenia. W takich okolicznościach podanie kwoty składki pozwoliłoby na ustalenie dokładnego wynagrodzenia poszczególnych zatrudnionych, do czego strona społeczna, bez zgody samych zainteresowanych, nie jest uprawniona.
Autor: Agata Majewska
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
Podstawa prawna:
- art. 38 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465);
- art. 6 ust. 1 lit. f, art. 9 ust. 2 lit. a, b oraz d rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 29 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2021 r. L 74, s. 35; RODO);
- ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854).